Polityka prywatności Zielona Energia Polska

1. Postanowienia ogólne

1.1. Niniejsza Polityka prywatności określa zasady przetwarzania i ochrony danych osobowych przez Zielona Energia Polska z siedzibą na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej (dalej: „Administrator”, „Spółka” lub „Zielona Energia Polska”).

1.2. Administrator przetwarza dane osobowe zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa, w szczególności z Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. (RODO) oraz krajowymi przepisami o ochronie danych osobowych.

1.3. Polityka ma zastosowanie do wszystkich osób, których dane są przetwarzane przez Administratora, w szczególności do klientów, potencjalnych klientów, kontrahentów, dostawców, użytkowników strony internetowej, osób kontaktujących się z Administratorem oraz osób reprezentujących podmioty współpracujące.

2. Administrator danych i dane kontaktowe

2.1. Administratorem danych osobowych jest: Zielona Energia Polska prowadząca działalność w sektorze energetycznym na terytorium Polski.

2.2. W sprawach związanych z przetwarzaniem danych osobowych można skontaktować się z Administratorem:

• za pośrednictwem poczty elektronicznej: [adres e‑mail Administratora]
• listownie: [adres siedziby Administratora]

2.3. Administrator może powołać Inspektora Ochrony Danych. Informacja o powołaniu oraz dane kontaktowe Inspektora (o ile zostanie powołany) będą udostępnione na stronie internetowej Administratora lub w inny przyjęty kanał komunikacji.

3. Zakres przetwarzanych danych osobowych

3.1. Administrator może przetwarzać w szczególności następujące kategorie danych osobowych:

• dane identyfikacyjne: imię, nazwisko, stanowisko, nazwa firmy, NIP, REGON,
• dane kontaktowe: adres e‑mail, numer telefonu, adres korespondencyjny,
• dane związane z zawarciem i wykonywaniem umów: dane do faktur, dane rozliczeniowe, historia współpracy, informacje o świadczonych usługach energetycznych,
• dane związane z obsługą zapytań i korespondencji: treść wiadomości, dane osoby kontaktowej,
• dane techniczne i eksploatacyjne: adres IP, identyfikatory urządzeń, dane o aktywności na stronie internetowej (pliki cookies i podobne technologie) – o ile są gromadzone,
• inne dane przekazywane dobrowolnie przez osobę, której dane dotyczą, w związku z kontaktem lub współpracą z Administratorem.

3.2. Administrator co do zasady nie przetwarza szczególnych kategorii danych (tzw. danych wrażliwych), chyba że wymaga tego prawo lub jest to niezbędne do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń, a przetwarzanie odbywa się w oparciu o odpowiednią podstawę prawną i przy zachowaniu podwyższonych środków bezpieczeństwa.

4. Cele i podstawy prawne przetwarzania danych

4.1. Dane osobowe są przetwarzane przez Administratora w następujących celach:

(a) Zawarcie i wykonywanie umów

• przygotowanie oferty, negocjowanie warunków współpracy,
• zawarcie i realizacja umów dotyczących usług w sektorze energetycznym (np. dostaw energii, rozwiązań z zakresu OZE, usług doradczych),
• obsługa płatności, rozliczeń, reklamacji i zgłoszeń serwisowych. Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. b RODO (niezbędność do zawarcia lub wykonania umowy).

(b) Wypełnianie obowiązków prawnych

• realizacja obowiązków wynikających z przepisów prawa energetycznego, podatkowego, rachunkowego oraz innych regulacji sektorowych obowiązujących w Polsce,
• archiwizacja dokumentacji zgodnie z terminami ustawowymi,
• udostępnianie danych uprawnionym organom i instytucjom. Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. c RODO (obowiązek prawny ciążący na Administratorze).

(c) Realizacja prawnie uzasadnionych interesów Administratora

• ustalanie, dochodzenie i obrona roszczeń,
• zapewnienie bezpieczeństwa sieci, systemów teleinformatycznych oraz infrastruktury energetycznej,
• prowadzenie bieżącej komunikacji biznesowej,
• tworzenie zestawień, analiz statystycznych i raportów (bez wykorzystywania ich do zautomatyzowanego podejmowania decyzji wywołujących wobec osób skutki prawne),
• marketing bezpośredni własnych produktów i usług (w granicach dopuszczalnych przez prawo). Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. f RODO (prawnie uzasadniony interes Administratora).

(d) Przetwarzanie danych na podstawie zgody

• prowadzenie komunikacji marketingowej drogą elektroniczną lub telefoniczną,
• przesyłanie newslettera lub informacji handlowych,
• inne cele wyraźnie wskazane w treści udzielonej zgody. Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. a RODO (zgoda osoby, której dane dotyczą).

4.2. W przypadkach, gdy podstawą przetwarzania jest zgoda, osoba, której dane dotyczą, ma prawo w dowolnym momencie ją wycofać. Wycofanie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano przed jej cofnięciem.

5. Odbiorcy danych i przekazywanie danych

5.1. Dane osobowe mogą być udostępniane następującym kategoriom odbiorców:

• podmiotom współpracującym z Administratorem przy realizacji umów i zleceń, w tym partnerom biznesowym z sektora energetycznego,
• dostawcom usług technicznych i organizacyjnych (np. dostawcy systemów informatycznych, hostingu, usług serwisowych, firmom kurierskim i pocztowym),
• podmiotom świadczącym usługi księgowe, prawne, doradcze i audytowe,
• bankom, operatorom płatności oraz ubezpieczycielom – w zakresie niezbędnym do realizacji płatności i zabezpieczenia transakcji,
• organom publicznym i innym podmiotom uprawnionym na podstawie przepisów prawa (np. sądy, organy ścigania, organy regulacyjne sektora energetycznego).

5.2. Udostępnienie lub powierzenie danych odbywa się wyłącznie w zakresie niezbędnym do realizacji określonego celu, przy zachowaniu zasad bezpieczeństwa i na podstawie odpowiednich umów lub przepisów prawa.

5.3. Dane co do zasady nie są przekazywane do państw trzecich (poza Europejski Obszar Gospodarczy) ani organizacji międzynarodowych. Jeżeli w wyjątkowych sytuacjach takie przekazanie będzie miało miejsce, Administrator zapewni stosowanie odpowiednich zabezpieczeń przewidzianych w RODO (np. standardowych klauzul umownych) oraz poinformuje o tym osoby, których dane dotyczą, o ile będzie to wymagane przepisami.

6. Okres przechowywania danych

6.1. Dane osobowe są przechowywane przez okres niezbędny do realizacji celów, dla których zostały zebrane, a następnie przez czas wymagany przez przepisy prawa lub uzasadniony potrzebą obrony przed roszczeniami.

6.2. W szczególności:

• dane przetwarzane w związku z zawarciem i wykonywaniem umowy – przez czas trwania umowy oraz do upływu terminów przedawnienia roszczeń z niej wynikających,
• dane przetwarzane na potrzeby rozliczeń podatkowych i księgowych – przez okres wymagany przepisami prawa podatkowego i rachunkowego,
• dane przetwarzane na podstawie zgody – do czasu wycofania zgody lub osiągnięcia celu, w jakim zgoda została udzielona,
• dane przetwarzane na podstawie prawnie uzasadnionego interesu – do czasu zgłoszenia skutecznego sprzeciwu lub upływu okresów przedawnienia roszczeń.

7. Prawa osób, których dane dotyczą

7.1. Osobom, których dane są przetwarzane przez Administratora, przysługują następujące prawa:

• prawo dostępu do danych – uzyskania informacji, czy dane są przetwarzane oraz wglądu w ich treść,
• prawo do sprostowania danych – poprawienia lub uzupełnienia danych, które są nieprawidłowe lub niekompletne,
• prawo do usunięcia danych („prawo do bycia zapomnianym”) – w przypadkach przewidzianych w art. 17 RODO,
• prawo do ograniczenia przetwarzania – w sytuacjach określonych w art. 18 RODO,
• prawo do przenoszenia danych – otrzymania danych w ustrukturyzowanym formacie oraz przekazania ich innemu administratorowi, o ile przetwarzanie odbywa się na podstawie zgody lub umowy oraz w sposób zautomatyzowany,
• prawo sprzeciwu – wobec przetwarzania danych opartego na prawnie uzasadnionym interesie Administratora, w tym wobec profilowania lub marketingu bezpośredniego,
• prawo do wycofania zgody – w zakresie, w jakim przetwarzanie odbywa się na podstawie zgody.

7.2. Skorzystanie z powyższych praw jest możliwe poprzez kontakt z Administratorem za pomocą danych wskazanych w niniejszej Polityce. Administrator może zweryfikować tożsamość osoby składającej żądanie.

7.3. Osoba, której dane dotyczą, ma również prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego, w szczególności do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych w Polsce, jeśli uzna, że przetwarzanie jej danych osobowych narusza przepisy RODO.

8. Bezpieczeństwo danych osobowych

8.1. Administrator stosuje odpowiednie środki techniczne i organizacyjne zapewniające poziom bezpieczeństwa odpowiadający ryzyku związanemu z przetwarzaniem danych, z uwzględnieniem stanu wiedzy technicznej, kosztów wdrożenia, charakteru, zakresu, kontekstu i celów przetwarzania, a także prawdopodobieństwa i wagi zagrożeń.

8.2. W szczególności Administrator:

• ogranicza dostęp do danych wyłącznie do osób upoważnionych i odpowiednio przeszkolonych,
• stosuje procedury dotyczące naruszeń ochrony danych osobowych oraz działania w sytuacjach incydentów bezpieczeństwa,
• regularnie weryfikuje i aktualizuje wdrożone środki bezpieczeństwa.

9. Pliki cookies i podobne technologie

9.1. Strona internetowa Administratora może wykorzystywać pliki cookies oraz inne podobne technologie służące m.in. zapewnieniu jej prawidłowego działania, poprawie jakości usług, analizowaniu ruchu na stronie oraz prowadzeniu działań marketingowych.

9.2. Użytkownik ma możliwość zarządzania ustawieniami cookies poprzez odpowiednią konfigurację przeglądarki internetowej lub narzędzia udostępnione na stronie (o ile takie są wdrożone). Ograniczenie stosowania plików cookies może wpłynąć na niektóre funkcje strony.

9.3. Szczegółowe informacje dotyczące stosowanych plików cookies mogą zostać określone w odrębnej polityce cookies udostępnionej na stronie internetowej Administratora.

10. Zautomatyzowane podejmowanie decyzji i profilowanie

10.1. Co do zasady Administrator nie podejmuje wobec osób, których dane dotyczą, decyzji w sposób wyłącznie zautomatyzowany, w tym w oparciu o profilowanie, które wywoływałyby wobec tych osób skutki prawne lub w podobny sposób istotnie na nie wpływały.

10.2. Jeżeli w przyszłości Administrator wprowadzi takie rozwiązania, osoby, których dane dotyczą, zostaną o tym wyraźnie poinformowane, a przetwarzanie danych będzie odbywać się zgodnie z przepisami prawa oraz przy zapewnieniu odpowiednich praw i zabezpieczeń.

11. Zmiany Polityki prywatności

11.1. Administrator zastrzega sobie prawo do wprowadzania zmian w niniejszej Polityce prywatności w związku z rozwojem oferty, zmianami procesów przetwarzania danych, zmianami przepisów prawa lub wytycznych organów nadzorczych.

11.2. Zmiany Polityki będą publikowane na stronie internetowej Administratora lub przekazywane w inny przyjęty sposób komunikacji i obowiązują od dnia ich opublikowania, chyba że wyraźnie wskazano inny termin.

11.3. Zaleca się regularne zapoznawanie się z aktualną treścią Polityki prywatności w celu uzyskania informacji o tym, jak przetwarzane są dane osobowe przez Zielona Energia Polska.